Qué es G Suite y Google Apps

Jorge Ortega24 noviembre, 201721min9300
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Qué es Google Apps o G Suite

para el trabajo y el sector educativo

 

G Suite Google Apps la libertad digital.

En el entorno actual y digitalizado de hoy día en el que tendemos a trabajar directamente en espacios en la nube o en web, ya no caben o cada vez menos, las aplicaciones de escritorio instaladas en nuestras máquinas.

Al menos mi mundo es web, quiero mis aplicaciones en la nube y poder acceder a ellas a través de un navegador desde cualquier máquina en cualquier parte del mundo.

Atención que si te lees este post he preparado un regalo para los primeros que lleguen hasta abajo.

Google Apps para el trabajo.


Tanto si estoy trabajando en los proyectos de mis clientes o reciclándome con un nuevo programa de formación, estoy en contacto y relacionándome con compañeros y colaboradores.

Si te has visto en alguna de estas situaciones trabajando con varias herramientas, te habrás dado cuenta del tiempo que pierdes.

Tengo que confesarlo, siempre estoy buscando una solución para cada pérdida de tiempo diaria que detecto.

Creo que puedo decir que he aumentado mi productividad en más de un 20% solo con usar G Suite Google Apps y observando donde paso la jornada de trabajo usando Rescue Time, una sencilla aplicación que cuenta los tiempos que pasas en cada programa de gestión o aplicación.

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Google Apps para el trabajo

 

¿Qué es G Suite Google Apps?


Básicamente la Suite de Google o Google Apps es una herramienta muy poderosa que engloba 6 aplicaciones.

¿Qué otra aplicación te permite trabajar con el email, calendarios, tareas, documentos de ofimática, espacio para almacenamiento, crear mini sites como páginas web internas y con un espacio ilimitado para guardar y rescatar conversaciones de email?

 

Entrada de G suite

 

Y todo de forma colaborativa, en tiempo real y por 4€ al mes. ¿Increible no?

La G Suite de Google empieza por trabajar con tu dominio, que también puedes comprar o gestionar a través de ellos, se acabó el @gmail.com

Tendrás espacio ilimitado con la versión Enterprise o para equipos, la versión Business solo trae 30Gb de almacenamiento por usuario, digo solo porque con el diógenes digital que está surgiendo en las nuevas generaciones igual no tienen suficiente.

Beneficios de G Suite Google Apps


 

✅ Ahorro de costes, todo en un mismo lugar.

✅  Maximización del tiempo, aumento de productividad.

 ✅ Acceso desde el teléfono smartphone.

 ✅ Seguridad y mejora continua de Google Apps asegurada.

 ✅ Soporte 24/7 directo a Google.

 ✅ No borraras ningún mail, solo archivarás conversaciones.

 ✅ Disponibilidad de uso 24h los 365 días. (99,9999%)

¿Qué aplicaciones incluye G Suite?


Las aplicaciones que proporciona son las mismas que en una cuenta free de @gmail.com, pero ahora lo podrás gestionar desde una consola de administración, un panel en donde no solo gestionas aplicaciones, también:

  • Usuarios.
  • Dispositivos de empresa.
  • Funciones de seguridad.
  • Acceso directo al equipo de asistencia.
  • Configuración de informes de los servicios.
  • Gestionar dominios y álias.
  • Migraciones de datos.
  • Crear y gestionar tus grupos de trabajo y listas de distribución.
  • Ejecutar tus propias aplicaciones en la plataforma de Google.

 Aplicaciones principales de G Suite

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G Mail


Ya conocerás GMail y su poderoso filtro antispam, correo electrónico, mensajería instantánea con tu equipo y grupos.

Destacaría la función de búsqueda interna de correos por filtros y la capacidad de vincular y asociar otras cuentas de email hospedadas en otros servidores, tanto para enviar desde ellas, como para recibir o solo redireccionar.

Todo en un mismo lugar, la nube, tu dominio personal y cualquier dispositivo.

Agrupar mails de forma que las respuestas y conversaciones tengan contexto para aligerar la dispersión de entradas de mensajes.

Tal vez si no recibes una media de 50 emails diarios como me pasa a mí no le encuentres sentido, o sí.

No podría gestionar más de 2 proyectos o negocios diferentes a la vez sin una sangría de tiempo si no fuera por el uso de Gmail profesional.

 

 

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Google Vault en G Suite


Google Vault es una herramienta de G Suite Google Apps para auditar las acciones de tu red, también te permite retener, conservar, buscar y exportar los archivos de tu organización.

La opción de archivado de elementos y eventos está disponible para todos los mensajes de correo, chats de hangouts y google talk, grupos de google que crees para tu organización.

google-vault

Los elementos están disponibles en Vault para la G Suite cuando se reciben en su destino, es decir, a la vez que llega un correo a Gmail está también en Google Vault, sin consumo de espacio adicional.

Todo queda almacenado para tu seguridad, tanto si lo usas como si  no lo necesitas nunca.

Con Vault de Google Apps serás capaz de detectar tras una auditoría los posible fallos más comunes en cuanto a la gestión de archivos de tu organización y eliminar los riesgos.

 

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Google Drive


Ya conocemos todos qué es Google Drive, aunque no lo usamos realmente como el repositorio de archivos y carpetas centralizadas para el trabajo.

No solo es un repositorio que puede ser compartido, esa es su característica principal.

¿Sabías que todos los archivos que guardes en formato Google Docs, imágenes en alta resolución con G Fotos, hojas de cálculo, no contabilizan espacio usado?

Almacenar sin límite y buscar con una discriminación completa que hace que encuentres rápidamente aquello que de otra manera estarías 10 minutos con ello.

Permite sincronización en tiempo real tanto de documentos que se están trabajando por diferentes miembros del equipo, como con tu ordenador y disco duro.

Pero aún hay más, puedes conectar un sinfín de aplicaciones para las más diversas necesidad con algo tan simple como ir a la pestaña de Mi Unidad-Más-Conectar más aplicaciones.

Conecta cientos de aplicaciones que en realidad no están saturando tu disco duro y tan rápidas como tu conexión a internet te lo permita.

google sites

Google Sites


Una forma sencilla de trabajar con intranets sencillas y administrables para proyectos colaborativos.

Es como hacer una página web de la misma forma que si estuvieras creando un documento.

Puedes crear, editar, obtener vistas previas, compartir o publicar contenido.

Personalización de interfaces de trabajo, creación de estructuras organizativas como si fueran páginas y por supuesto buscar cualquier información en el sitio a través del potente buscador de Google.

google docs

Google Docs


Lo que más me gusta de esta aplicación office es que no tienes el típico botón de guardar, se guarda solo a cada cambio, y puedo revisar los cambios que he realizado, tanto los míos como los de mis colaboradores.

Efectivo y cómodo, compatible con .docx, xls, .ppt, .pdf, rtf, txt, epub.

Puedes crear tantas versiones como quieras de un mismo trabajo que vayas modificando y, otra vez, sin que ocupe espacio de almacenamiento.

google-docs

Una curiosa herramienta de escritura por voz, que de momento no solemos usar generalmente, pero todo se andará, yo ya he empezado a redactar cuando voy en tránsito, y no está nada mal.

Un diccionario para revisión ortográfica que permite incluir términos y palabras personalizadas sobre la marcha, tan fácil como clicar botón derecho y añadir a mi diccionario personal.

Otra característica muy interesante que te ahorrará tiempo es la de insertar imágenes de google directamente sin salir a google imágenes a buscarlas.

 

 

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Google Calendar


El calendario no solo es para anotar eventos.

Bien gestionado es un auténtico optimizador de tu tiempo y productividad.

En la nube, en todos tus dispositivos y visualizable para todo tu equipo de trabajo o familia.

Hace años que Calendar es parte de mi solución a los eventos y tareas programadas. Lo confieso estas aplicaciones parecen desarrolladas por personas perezosas u olvidadizas.

Pero para qué vamos a ocupar un espacio en nuestro cerebro manteniendo presente esa cita o fecha final de tarea, pudiendo delegarlo en esta aplicación y dedicarnos a lo que mejor sabemos hacer.

En el mismo momento en el que empiezas a usar el calendario como organizador del tiempo y recordatorio, empiezas a ser más productivo, resolutivo y hasta creativo.

Es normal acabas de liberar parte de la memoria ram de tu cerebro y ahora todos los demás procesos son más ágiles.

¿Qué solución de G suite escoger?

G suite se puede utilizar desde cualquier nivel y tipo de negocio.

Nuevas empresas

  • Para mostrarte de una forma totalmente profesional puedes empezar con un correo con tu dominio y las herramientas básicas con la seguridad y protección de un grande como es Google Apps.

 

Pequeñas y Medianas empresas.

  • Aquí podrás simplificar enormemente los procesos con el email, almacenamiento y gestión de equipos.

 

Para equipos de trabajo.

  • Todas las herramientas colaborativas a máxima potencia siempre disponibles y las capacidades organizativas de Calendar. Videoconferencias de múltiples asistentes y almacenamiento ilimitado.

 

Si lo que te preocupa es el coste puedes mirar este informe de Forrester que descubre cómo puedes conseguir un ROI del 304%, una increíble cifra verdad.

Ver informe Forrester aquí

 

Google G Suite Google Apps para la educación

G Suite Google Apps for education es la misma solución que para el trabajo pero adaptada a los centros educativos, en donde los profesores y alumnos son los protagonistas.

Proporcionan dentro de sus soluciones productos como:

  • Chromebook y tablets.
  • G Suite ilimitada a precios de penetración de mercado.
  • G Classroom diseñada por profesores.
  • Formación para educadores.
  • Formación para formadores.
  • Plataforma de recursos y comunidad.

 

Aviso, unos cuantos cientos de centros educativos y escuelas de postgrado ya lo están usando en todo el mundo, ¿Acabará por ser un imprescindible?

Si ahora yo o alguien cercano a mí iniciara un proyecto de escuela sin duda esta es la opción que escogería.


También puedes ver aquí 12 ideas brillantes para mejorar tu negocio.

O quizá hayas empezado a usar Google Apps y necesites una guía.

 

Conclusión

El uso organizado y responsable de la G Suite o Apps de Google puede casi con total seguridad  mejorar tus procesos.

Hoy en día la productividad marca la diferencia, o mejor dicho puede hacer posible aquello que de otra forma es inviable.

Como marketer y habitual generador de equipos de trabajo en función de las necesidades de los proyectos de mis clientes, sería imposible para mí no trabajar con una herramienta como la G Suite.

La agilidad y la capacidad de trabajo desde cualquier lugar me aporta tiempo extra, y ¿qué hay más importante y preciado que no se puede malgastar ni comprar con dinero que nuestro tiempo?

A emprendedores, escuelas, editores, etc. les recomendaría que utilizaran google docs y Apps de Google con su equipo de trabajo, profesores, alumnos, colaboradores, maquetadores, autores y demás,  es que cabe todo el mundo, y todos se benefician.

Espero que te haya parecido interesante este artículo y ya sabes déjame un comentario con tu parecer, tanto si te gustó como si no, o simplemente no estás de acuerdo y conoces alguna aplicación que valga la pena conocer.

Hasta la próxima entrada!!!

 

Bono Regalo Descuento G Suite. Como te prometí en el inicio del post tengo algo para ti y tu productividad.

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Aviso: si acabas usándolo lo más normal es que el año que viene quieras aumentar tu plan.

“Me lo estoy pensando” Y si quieres puedes explorar con tranquilidad la herramienta desde aquí.

 

 

Jorge Ortega

Consultor para la transformación digital y marketing online. Gestionando proyectos digitales para la empresa.


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