Cómo crear un plan de relaciones públicas

Adriana González Hernández17 febrero, 201723min47660
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Dado que los presupuestos siguen disminuyendo y la economía se mantiene un poco estancada, es fácil olvidar que la promoción de tu propia marca y servicios es un componente crítico que el éxito de tu empresa.

Los planes de relaciones públicas (RR.PP. o PR en “inglés” Public Relations) cuentan con el objetivo principal de ayudar a una empresa a difundir su mensaje, llegar a más clientes y generar mayores ventas.

Los planes exitosos van mucho más allá de simplemente obtener la cobertura en los medios de comunicación.

Realizar un plan de RR.PP. no es tarea difícil pero tampoco es sencillo. Ellos requieren de una planificación estratégica, de un pensamiento creativo, presupuesto y la capacidad de abordar eventos imprevistos.

Las relaciones públicas son un campo con una reputación para la diversión y emoción; pero también requiere una disciplina y un espíritu en acciones para tener éxito.

PR para pequeñas empresas

Cuando los propietarios de pequeñas empresas crean un plan de negocios que a menudo incluyen la publicidad, pero se olvidan de incluir las relaciones públicas, que son uno de los métodos más rentables para las pequeñas empresas poder crear noticias.

Creo que la razón es muy simple – nos encontramos con que la publicidad les es más familiar, pero muchos emprendedores no son conscientes del papel tan importante que juega PR en las noticias que leen.

En la mayoría de los casos, las relaciones públicas son mucho menos costosas que la publicidad como tal, y pueden ser muy valiosas para una pequeña empresa.

Dependiendo de la fuerza que está dispuesto a trabajar, PR incluso puede ser gratis.

Todos sabemos que las pequeñas empresas tienen presupuestos muy ajustados y podrían recibir mayor cobertura y visibilidad de su marca con PR en vez de invertir en publicidad.

Si eres una pequeña empresa que has de sopesar los beneficios de la publicidad frente a las relaciones públicas, he aquí algunas razones por las que deberías considerar la posibilidad de incluir a las relaciones públicas como piedra angular en tu estrategia de crecimiento para tu empresa. 

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Definir las metas y objetivos de su plan de relaciones públicas

Con demasiada frecuencia, los empresarios dicen que su objetivo es “crear conciencia”, cuando en realidad quieren lograr mucho más.

Como propietario de un negocio, estoy segura que quieres hacer algo más que dar a conocer tu negocio. Tu principal objetivo es incrementar las ventas y tus ganancias.

Este objetivo debe ser un foco principal en tu plan de relaciones públicas.

Identificar a tu público objetivo

Esto incluye no sólo los medios de comunicación, que pueden ayudar a informar a tu público acerca de tu negocio; sino que también debes incluir a las partes interesadas como son los clientes actuales, clientes potenciales, proveedores, miembros de la comunidad y empleados.

Organízalos en una base de datos que incluya la información de cada contacto. Puede que tengas que llegar a ellos varias veces a lo largo de tu campaña – para la invitación, recordatorios y agradecimientos – por no hablar de los futuros eventos.

Desarrollar las estrategias y tácticas del plan de relaciones públicas

Desarrollar las estrategias y tácticas del plan de relaciones públicas, aunque se entiende que los dos son muy diferentes.

Por ejemplo, tu estrategia podría ser la promoción de la inauguración de un nuevo edificio para tu empresa.

Las tácticas que puedes emplear podrían incluir la organización de un acto de inauguración e invitar a los medios de comunicación locales, ofreciendo una networking para los posibles clientes y arrendatarios de negocios cercanos con una barbacoa.

A su vez el lanzamiento de una campaña de correo electrónico para llegarle a la comunidad.

Redactar los mensajes claves de tu plan de relaciones públicas

Asegúrate de que son coherentes, pero no necesariamente idénticos entre tus diversos públicos.

Por ejemplo, es posible decir a los clientes potenciales que tu nuevo edificio de oficinas se permitirá servir a más clientes, y durante más horas. Se puede enviar el mensaje a la comunidad en general, así, diciéndoles que serás capaz de contratar a más empleados, lo que mejorará la economía local.

Elaborar un presupuesto para tu plan de relaciones públicas.

Es fundamental que seas realista y dejar un apartado para los imprevistos.

Por ejemplo, es posible programar una barbacoa para la comunidad con una duración de cuatro horas y la compra de alimentos, bebidas y postres en consecuencia.

Pero si más personas llegan, es posible que te toque extender el evento – en el espíritu de buena voluntad – por unas dos horas más.

Por esta razón, se debe tener en cuenta un apartado para gastos extras de un 10% de tu presupuesto de relaciones públicas.

Desarrollar una lista de tareas y calendario detallados

Para que puedas poner en práctica tus tácticas de relaciones públicas con la máxima eficiencia. El éxito de tu plan de relaciones públicas dependerá en gran medida de tu capacidad para hacer que los plazos se cumplan.

Participar en la planificación de crisis

Por ejemplo, piensa en un plan de contingencia en caso que empiece una tormenta donde realmente será imposible hacer la barbacoa al aire libre y por ende deberás prever cual sería tu plan B.

Revisar la lista de tareas y calendario

en repetidas ocasiones a lo largo de la campaña, haciendo los ajustes necesarios. Las relaciones públicas son muy dinámicas y fluidas. Debes estar dispuesto a modificar tu plan según lo que vaya sucediendo.

Tus eventos para futuros esfuerzos de marketing

Toma fotografías y graba vídeos de todos los acontecimientos; debido que estas imágenes se podrían utilizar en tu sitio web y en tus futuros materiales de publicidad. 

10 Principios en las Relaciones Públicas

Las relaciones públicas es la forma de cómo una empresa interactúa con el público, mantiene los lazos con su comunidad y obtiene información importante de parte de los consumidores y otras partes interesadas.esfuerzos de marketing

Una pequeña empresa tiene que ser experto en la práctica de las relaciones públicas, y dejar a un lado el mito que solo funcionan para resolver incidentes o errores a través de los medios.

La práctica de las relaciones públicas significa seguir los principios básicos que desarrollan una reputación positiva para tu empresa en el mercado.

Engaño

Nunca engañar al público con la información que compartas. Una mentira será descubierta más rápido que cante un gallo y las consecuencias del engaño puede ser peor que el problema que estabas tratando de encubrir.

Es mejor presentar los hechos con un mensaje positivo como mejor te sea posible.

Información del contacto

Cada pieza de material de relaciones públicas que venga de parte de tu empresa debe tener la información de contacto que incluya nombre de contacto, número de teléfono, dirección de correo electrónico y dirección postal.

Dar al público la oportunidad de dar seguimiento a la información que los medios publican y la oportunidad de presentar información adicional si encuentran la historia interesante.

Información del destino

El uso de un servicio de distribución de prensa puede costar dinero y hacer que el proceso de obtención de la información a la opinión pública se convierta en una propuesta costosa.

Antes de dar a la luz la información, dirígete a las audiencias que sientas que tendría el mayor interés sobre la información que es comunicado por la prensa o a través de tu equipo de marketing.

Fotografías

Un comunicado de prensa bien escrito puede ayudar al público a entender el punto que estás tratando dejar ver. Te recomiendo siempre que toda noticia o evento que compartas a los medios impresos tengan asociado una imagen visual y debes hacer énfasis en tu mensaje; no olvides que estás en la obligación de aclarar cualquier posible confusión que tu mensaje pueda causar.

Relaciones con los medios

Los mejores aliados para hacer relaciones públicas son los periodistas.

Las buenas relaciones con los medios de comunicación no sólo son a través de comunicados a la prensa, sino que también puedes dar lugar a diversas entrevistas personales por radio o por TV donde con seguridad en conjunto lograrás una mayor exposición de tu empresa.

relaciones publicas en la empresa

Herramientas

Lo ideal es que tengas a tu disposición todas las herramientas para realizar relaciones públicas y saber cómo usarlas.

Los comunicados de prensa, discursos, entrevistas personales, seminarios, programas web y correo directo son sólo algunas de las herramientas que un profesional de relaciones públicas puede utilizar para llegarle al público objetivo.

Sincronización

Algunas piezas de relaciones públicas se pueden programar para el lanzamiento con mucha antelación.

Por ejemplo, el anuncio de un nuevo producto es algo que un profesional de relaciones públicas puede coordinar con el grupo de marketing para obtener el derecho de distribución.

Pero un grupo de relaciones públicas también debe estar preparado para conocer información importante en cualquier momento para que coincida con un escándalo o por una noticia social de última hora.

Disponibilidad

Los reporteros no pueden confirmar la información en el momento de hacer los plazos de impresión, si no estás disponible en todo momento.

La disponibilidad es crítica para un profesional de relaciones públicas, lo que significa que deberás de dar toda tu información de contacto para los medios de comunicación y que alguien permanezca de guardia en todo momento.

Mantenerse activo

Tu empresa no debe esperar por la noticia para presentársela a los de relaciones públicas. Debes permanecer activo en la búsqueda de nuevas formas de obtener información de parte de tu consumidor o de los medios de comunicación.

Recuerda siempre estar disponible para dar discursos y seminarios, y convertirte en un miembro activo en organizaciones profesionales, sociales y cívicas.

Comprobación de los hechos

Nunca revelar información hasta que se haya comprobado a fondo para mayor exactitud. Desarrolla un sistema de verificación de datos para los comunicados de prensa y todos aquellos materiales para relaciones públicas.

Te recomiendo que realices un evento privado (Rueda de prensa) donde los medios de comunicación se sientan que les suministras la información primero a ellos antes de que se haga pública, esto te hará ganar muchos puntos.

Te recomiendo leer este artículo: Cómo organizar con éxito un evento para los medios de comunicación.

Funciones como consultor de RR.PP.

Las formas en que las personas perciben a las empresas y a las organizaciones afecta a sus decisiones a la hora de elegir si desean hacer negocios o utilizar tus servicios.

Debido a que la imagen de tu empresa puede afectar a tus resultados, en algunas ocasiones te recomiendo que contrates a unos consultores especializados en relaciones públicas para así poder mejorar la percepción pública de tu empresa durante los malos tiempos.

Tipos de consultores

Existen dos tipos de consultores de relaciones públicas.

  1. Un asesor puede ser un empleado de tiempo completo de la organización que emplee su propia experiencia; o podría ser contratado por una empresa para proporcionar consejos de relaciones públicas de forma oportuna.
  2. Un consultor a tiempo completo dentro de una organización ayuda a dar forma a la comunicación y ayuda a la percepción pública sobre una base del día a día.

Los consultores contratados para una empresa durante un período de tiempo predeterminado suelen ser responsables de la creación de los planes de comunicación para aumentar la conciencia asociada con un nuevo producto o servicio que la organización quiera promover de forma masiva.

Planificación de eventos

Los consultores de relaciones públicas son responsables de la organización de eventos que promueven una empresa o un producto / servicio. En algunos casos, esto significa que el consultor tiene previsto un evento patrocinado por la empresa.

Sin embargo, un consultor también podría ejecutar un evento ya establecido para crear conciencia sobre tu compañía.

Por ejemplo, si una feria que ya está organizada, el consultor puede trabajar con sus planificadores para encontrar maneras de promover tus productos o servicios en dicha feria.

construyendo relaciones en la empresa

El trabajo con los medios de comunicación

Muchos consultores de relaciones públicas comienzan como periodistas o en otros medios de comunicación o en agencias de publicidad.

Los consultores deben entender qué tipo de información es la que los medios de comunicación quieren.

Tienen que trabajar dentro de los plazos que ellos especifican y asegurarse de que el mensaje se entrega de manera efectiva.

Un consultor también perfectamente debe estar en la posibilidad de escribir los comunicados de prensa y recopilar los recortes de prensa o de vídeo, y/o puede simplemente supervisar el trabajo realizado por los periodistas y camarógrafos.

Los consultores deben estar disponibles para hablar a toda hora con los miembros de la prensa en persona, por correo electrónico y/o por teléfono.

Portavoces de la marca

En algunos casos, los consultores son los portavoces por parte de la empresa que los contrata, para dar a conocer los mensajes de parte de presidencia, miembros de juntas o de otros líderes gerenciales dentro de la organización para hablar con los medios de comunicación.

El consultor puede prepararle al directivo de la empresa un guion a seguir antes de una entrevista o una declaración.

También puede escribir discursos y preparar a los altos directivos en relación a los diferentes tipos de preguntas que pueden formularle en una entrevista.

Como te he ido contando a lo largo del artículo, la importancia y los beneficios de utilizar las relaciones públicas para dar a conocer información relevante para tu público sobre tu marca, es indispensable que lo incluyas como tácticas en tu plan de marketing en el apartado de comunicaciones y medios.

Para resumir, recuerda los siguientes cinco pasos para llevar a cabo una impecable acción de RR.PP.:

  • Paso 1: Crea tres mensajes claves que definen a tu empresa
  • Paso 2: Nombra a un portavoz para representar a tu empresa
  • Paso 3: Actualización de tu sitio web
  • Paso 4: Preséntate a los principales medios de comunicación
  • Paso 5: Asiste a diversos eventos sociales en la industria de tu sector

Estos pasos son sólo la punta del iceberg de un plan de relaciones públicas, pero son un buen punto de partida para una pequeña empresa con bajo presupuesto.

La aplicación de técnicas de comunicación estratégica comenzará a aumentar la visibilidad de tu marca.

Un Tip curioso para finalizar…

Cuando un consumidor ve que una noticia que es publicada por terceros sobre un producto o servicio, lo perciben de manera muy diferente que un anuncio tradicional.

Cuando vemos un anuncio, sabemos que la compañía está tratando de vendernos algo; pero cuando un tercero, como por ejemplo son los medios de comunicación, respaldan a un producto o servicio, la empresa gana credibilidad.

Los consumidores son mucho más propensos a realizar una compra basada en aprobación de terceros que por un anuncio tradicional de publicidad.

Por experiencia propia, te puedo contar que gracias a tener buenas relaciones con los medios de comunicación, he logrado en diversos eventos difundir los mensajes de una forma masiva y directa.

No los dejes de usar.

#SeguimosEnLínea

 

Adriana González Hernández

Siempre supe que mi pasión era, es y será todo lo relacionado con el mundo del Marketing, especialmente para Pymes y Micropymes. Sigo aprendiendo cada vez más, sumergida en las áreas de Planificación Estratégica, Branding, Experiencia del Usuario y Gerencia de Proyectos, para analizar, entender las marcas y aplicar las mejores prácticas para el logro de sus objetivos estratégicos.


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