Vivimos pendientes del reloj con sobrecarga de trabajo y con la sensación de no llegar a todo, de no tener tiempo para realizar toda nuestra lista de tareas y retrasar siempre otras actividades no menos importantes como es el tiempo libre, nuestros hobbies o nuestra familia: hacemos una mala gestión del tiempo

Además, esta sensación de no tener tiempo nos genera frustración, que desemboca tanto en un bajo rendimiento como en problemas de salud como el estress.

Sin embargo,  ¿qué sensación te queda cuando has organizado bien tu tiempo? Crece tu motivación y tu autoestima: tu sensación es más agradable y en definitiva, te sientes mejor.

Lo único que tenemos en esta vida es tiempo: la diferencia está en cómo utilicemos ese tiempo y cómo lo sepamos rentabilizar

 

 

Los ladrones de Tiempo


Una de las claves más importantes para realizar una buena gestión del tiempo es saber identificar aquellas actividades o situaciones que nos roban el tiempo : Los ladrones del tiempo.

Los ladrones de Tiempo son aquellos factores o circunstancias que evitan que realicemos una gestión del tiempo eficiente : nos hacen “perder el tiempo” y restan nuestra productividad.

En ocasiones, estos ladrones de tiempo son circunstancias ajenas a nosotros, pero en otras muchas ocasiones somos nosotros mismos quienes las generamos.

¿sabías que Los ladrones de tiempo reducen entre un 50 y un 70% nuestras horas efectivas de trabajo? (workmeter)

 

➡️ Los principales ladrones de Tiempo

 

El teléfono : Parece que no atender una llamada telefónica inesperada puede causar la desaparición del planeta, sin embargo no es así. Interrumpir una tarea importante para atender el teléfono no sólo interrumpe la tarea en sí, sino que corta nuestra concentración y alarga innecesariamente el tiempo para terminarla. No pasa nada si no atiendes una llamada, pueden dejarte un mensaje o con toda seguridad lo intentarán en otro momento.

Correo electrónico : Los correos electrónicos no son en sí mismos un problema, el problema está en interrumpir constantemente nuestras tareas para verificar nuestras bandejas de entrada.

Mensajería instantanea: Los mensajes de Whatsapp, messenger etc  son una constante interrupción y que en la mayoría de los casos no son importantes ni urgentes pero que atendemos en detrimiento de la tarea que estamos realizando.

Notificaciones: Las ventajas que nos han aportado los actuales dispositivos móviles son indiscutibles, pero aprender a hacer un buen uso de ellos en nuestro día a día es un reto. Las innumerables posibilidades de configuración con notificaciones de todas las aplicaciones móviles pueden ser una fuente constante de distracciones que interrumpen continuamente nuestro trabajo.

Reuniones interminables: En la mayoría de las ocasiones, una falta de preparación, organizacion y planificación hacen que una reunión tarde mucho más tiempo del necesario, sin aportar nada de valor a los resultados o conclusiones.

Falta de motivación: No siempre realizamos trabajos que nos apasionan y podemos caer en la tentación de distraernos o encontrar excusas, sin darnos cuenta que esas distracciones lo único que consiguen es retrasar la tarea y que permanezca en nuestra lista de tareas pendientes hasta que se hace demasiado urgente para volverlo a posponer, y el resultado es…mediocre.

Exceso de perfeccionismo: Valorar el tiempo necesario para dedicar a una tarea no es siempre una tarea fácil. Si te metes en un bucle de repasar, mejorar, optimizar, completar , etc., lo que estás haciendo de nuevo es perder el tiempo…en la mayoría de los casos, el tiempo dedicado no es proporcional a la mejora realizada.

 

Causas de una mala gestión del tiempo y soluciones


En realidad, los ladrones del tiempo son la consecuencia de una mala gestión del tiempo, pero las causas podrían agruparse en

 

Falta de Organización ▶️

Causas de una mala gestión del tiempo Falta de Organización

Es imprescindible determinar las tareas que hay que realizar para poder planificarlas según tus prioridades.

Sin una organización previa, dedicarás demasiado tiempo a saber qué es lo que conviene hacer a continuación, cuál sería el flujo de trabajo adecuado.

 

Falta de Jerarquía de prioridades ▶️

Causas de una mala gestión del tiempo Falta de Jerarquía de prioridadesUna vez que consigues organizar y detallar la lista de tareas que debes realizar, caerás en la cuenta de que no todas tienen la misma importancia para los objetivos que persigues.

Debes tener claro cuáles son tus prioridades y establecer un orden.

Falta de planificación ▶️

Causas de una mala gestión del tiempo Falta de planificación
El siguiente pilar que debes tener muy en cuenta es la planificación: ya sabes cuáles son las tareas que has de realizar y su prioridad, ahora es el momento de planificarlas.

Adjudica el momento y el tiempo necesario a cada tarea para utilizar el tiempo de una manera eficaz y verás como eres capaz de optimizar el tiempo.

 

Herramienta para la gestion del tiempo: La Matriz de Eisenhower


 

Emprendedores y dueños de pequeños negocios sabemos que la gestión del tiempo es la prioridad para poder generar crecimiento. Ahora bien, ¿cómo gestionamos nuestro tiempo?

Una gestión eficaz del tiempo permite menos estrés y mejor crecimiento

Dweight D. Eisenhower, el  34º presidente de EEUU y figura clave en la Segunda Guerra mundial, conocía bien la necesidad de gestionar el tiempo de forma eficiente. Ideó un modelo que se conoce como “matriz de  Eisenhower”, caja de Eisenhower o simplemente “matriz de gestión del tiempo”.

 

Este modelo de gestión está formado por 4 cajas que permiten evaluar las prioridades y optimizar nuestra capacidad de gestión.

 

 

La clave para utilizar esta herramienta es la capacidad de ajustar la importancia y la urgencia de las cosas. Recuerdo una frase de Fito Cabrales que dice “No siempre lo urgente es lo importante” Esta es una máxima que tenemos que tener. Hay que saber distinguir entre estos dos parámetros.

 

Los asuntos importantes son aquellas que requieren una acción determinada y que no puede hacer nadie por ti.

 

Los asuntos urgentes son aquellas que requieren una acción rápida para que sean efectivas.

 

La combinación de ambas nos va a dar una idea clara del orden de las cosas.

Como consejo, no os dejéis llevar por la apariencia y el agobio a la hora de gestionar las prioridades.

Como siempre se dice, las cosas en caliente no se ven bien. Por eso es necesario pensar un poco cómo estructurar las necesidades para optimizar las respuesta, aunque siempre hay excepciones.

 

Ilustrando la gestión del tiempo

 

Una de las maneras más fáciles de entender la teoría es poner un planteamiento práctico y soy de dar ejemplos. Así que aquí tienes 4 casos que debéis ordenar en cada una de las cajas y luego mi planteamiento.

 

  • Enviar un mail de trabajo con unos presupuesto para el cliente fuera del horario de trabajo del cliente.

 

  • Mirar los 300 mensajes de un grupo de whatsapp

 

  • Apagar las llamas de la cocina

 

  • Llenar la nevera que la tienes llena

 

¿Cuál es tu clasificación? Hay que tener en cuenta que la importancia y la urgencia son cosas subjetivas y no existe una respuesta perfecta. Mi clasificación de menor a mayor importancia quedaría de esta manera:

 

El whatsapp: No es ni urgente ni importante, si un grupo tiene más de 300 mensajes sin leer, lo más probable es que sea de colegas. Conociendo esos grupos, la mitad de los mensajes sean variantes de “jajaja” Totalmente descartable.

 

El mail del trabajo: Es importante, claro si no enviamos el presupuesto nos podemos quedar sin cliente, pero no es un cuestión urgente, dado que no estas en horario y hasta el próximo día no lo va a leer.

 

¡La nevera!: Es urgente, necesitas tener comida en casa y organizarte. Pero tranqui, no te vas a morir de hambre. Siempre se puede pedir o bajar en un salto a la tienda de al esquina. Es perfectamente delegable (puedes hacer la compra por internet) o tienes que estructurar el día para poder hacerlo.

 

¡Llama a los bomberos!: ¿Acaso hay algo que sea más urgente e importante que apagar el fuego? Corre, deja de leer y llama a los bomberos antes de que sea tarde.

 

Son ejemplos chorra, pero permiten ilustrar la diferencia entre cada cosa, aunque dado que son cosas subjetivas, cada uno tendrá su punto de vista. No te preocupes si tu prioridad no era apagar el fuego.

Aquí te dejo otra representación de la matriz de Eisenhower realizada por meimpulso

Espero que esta útil herramienta te permita gestionar bien tu tiempo y conciliar mejor lo laboral y lo personal.

Como siempre, cualquier duda dejarlo en los comentarios y nos vemos en las redes 😉

Imágenes gracias a Shutterstock

Adrián Álvarez

Copywriter, analista web y amante del Marketing de Contenidos y sus ventajas. Experto en Marketing Automation y estrategias de comunicación. Partner de SALESmanago

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