Productividad: 5 estrategias para ser productivo de forma inteligente

Uno de los temas que más preocupan tanto a empresas como a profesionales es: la productividad.

Por esto, hoy abordaremos este tema y expondremos tanto las estrategias para ser más productivo como las soluciones a los problemas que frenan nuestra productividad ¿Preparado para continuar?

Pues empecemos:

 

¿Has probado alguna vez a usar un eslogan para describirte a ti mism@?

Yo, por ejemplo, me defino como un “soñador con los pies en el suelo”. Me apasiona crear, construir, avanzar y superar límites… pero siempre procurando no perder la cordura imprescindible para mantenerme pegado a la tierra.

Y estoy convencido que ese es un rasgo fundamental que la gente emprendedora debe desarrollar para tener posibilidades de crear algo que funcione y valga la pena.

Pero para que esta capacidad de soñar con racionalidad sea realmente efectiva, para poder avanzar con posibilidades de éxito, lo esencial es aumentar tu productividad personal de forma inteligente.

¿Y eso qué significa exactamente?

¿Qué es la productividad?

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Productividad significa hacer un uso útil y provechoso de tu energía y de tu tiempo. ⚡+ ⌚

Es decir, no te centres en hacer más tareas sino en ser consciente del propósito mayor al que obedecen esas tareas.

Pon el foco en el “para qué hago esto” y en el “qué es lo que estoy construyendo”.

Pregúntate “¿realmente lo que estoy pensando y haciendo ahora mismo está alineado con aquello que deseo construir y vivir?”.

Ser más productiv@ es hacer mejor las cosas correctas.

Por eso, cuando sólo te centras en ser más eficiente (casi desde un punto de vista industrial), intentando exprimir hasta la última gota de tu tiempo, te estás olvidando de lo que realmente importa: si lo que haces es o no es coherente con tu proyecto de vida.

Hay una frase de Peter Drucker que me encanta y que lo define perfectamente: “No hay nada más inútil que hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto”.

Conseguir que tu energía y tu tiempo se transmitan de forma correcta hacia tus propósitos, evitando las fugas, es la clave para entrar en un estado de equilibrio y de buenos resultados.

Cuando hablamos de productividad, hay siempre una serie de claves que te ayudarán a ser más productivo y que deberás aplicar cada una en el día a día:

5 Claves para ser más productivo

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1.? Analiza :

Empieza por examinar e interiorizar la estrategia con calma. Evita dejarte llevar por la impaciencia y procura entender bien lo que debes hacer.

2.? Sé estrict@ :

Sigue los pasos que te hayan explicado para ponerla en práctica, sin querer improvisar o cambiarlos por pereza o por miedo.

3.? Ve poco a poco :

Avanza cada día un poquito, sin correr. Deja que el cambio se produzca a través de la constancia, la seguridad y la paciencia. Igual que si aprendieras a tocar un instrumento musical.

4.? Sé crític@ :

Si crees que algo no te está funcionando es posible que necesites ajustar alguna cosa. Incluso puede ser que esta estrategia concreta no sea la más adecuada para ti. Pero eso no debe desanimarte, porque es absolutamente  normal. ¡No somos todos clones! Para un mismo fin pueden existir diferentes opciones.

5.? No te autoengañes :

Es cierto que a veces la estrategia no es la adecuada, pero cuidado porque muchas otras veces creemos que no lo es sólo porque no conseguimos implementarla… En este caso, quizá es la frustración la que habla.

Vamos entonces al quid de la cuestión. Te voy a explicar cinco tácticas muy potentes para ponerte en el camino de la productividad inteligente.

¡Vamos allá!

Productividad: 5 Estrategias infalibles

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1.   Anticípate a aquello que sabes que te puede estresar

Tenlo claro: El estrés, en su forma más nociva, es uno de los principales enemigos de la productividad personal.

Una persona en estado de alerta constante no puede gestionarse a sí misma de forma óptima para que, como te decía antes, su energía y su tiempo sean útiles y provechosos.

El estrés te hace perder capacidad cognitiva y te agota física y mentalmente.

Por eso siempre explico que, antes de nada, el primer paso es echar un vistazo a tu alrededor y darte cuenta de cuáles son aquellas situaciones previsibles que activan tu respuesta de estrés.

Están ahí, las conoces, pero no aún no has hecho nada para cambiarlas.

Ahí está el refranero popular para decirnos que “el hombre es el único animal que tropieza dos veces con la misma piedra”.

La verdad es que no sé si será el único animal al que le pasa… pero lo que es seguro es que no lo hace dos, sino multitud de veces.

Me llega a fascinar la capacidad que tenemos para continuar cayendo en las redes del estrés aun cuando lo vemos venir.

Siempre digo que es como un amigo pesado que sabes que vendrá cada viernes pero al que no sabes decirle que no.

Porque si bien es cierto que la respuesta de estrés nace, crece y se reproduce a partir de tu forma de interpretar y procesar lo que te sucede, no olvides que siempre hay algo en tu entorno que es el responsable de encender la chispa (lo que llamamos estresor).

Esto significa que, igual que es imprescindible trabajar tu forma de gestionar internamente dicho estrés, también será una muy buena idea intentar evitar desde un principio que los estresores aparezcan.

Dicho de otra forma, se trata de barrer tu día a día para hacer un poco de limpieza.

Para ello, sigue estas pautas:

1. Estresor : ⚠️Acumulación de tareas ✅ Solución:  Evita procrastinar y organízate escalonadamente:

Cuanto más sigas tu planificación, más fluido será todo. Si aplazas y “dejas para mañana” de forma habitual, se acumularán las tareas y aparecerá el estresor en todo su esplendor.

Por otro lado, nuestro cerebro es tremendamente optimista respecto a la cantidad de cosas que podemos terminar en un periodo de tiempo determinado. Intenta ser realista y planifica de forma racional.

Haz una cosa tras otra y sin multitasking. Porque si intentas hacer más cosas de las que son posibles y hacerlas todas a la vez, al final lo único que conseguirás es una fantástica sobrecarga.

 

2. Estresor :⚠️ La desorientación ✅ Solución: Pon el foco en lo importante y visualiza el avance de tus proyectos:

Cuando explico a mis clientes que deben enfocarse en lo que realmente importa siempre me suelen decir lo mismo: “eso ya lo hago”. Pero aunque parezca mentira, ni de lejos lo hacen.

Cuando se dispersan y no se centran en aquello que realmente les permite avanzar hacia sus propósitos, se desorientan y caen de nuevo en el desasosiego.

Lo primero es aprender a seleccionar las acciones realmente útiles y provechosas para poder planificar con sentido, y luego tener un sistema para visualizar como el plan avanza hacia el sitio correcto.

 

3. Estresor ⚠️ La presión ✅ Solución: Aprende a decir NO!

Esto es fundamental sobre todo para aquellas personas que siempre quieren quedar bien con todo el mundo.

Decir que sí a todo lo que te proponen es sinónimo de recibir más presión de la que puedes soportar y de terminar sobrecargando tu día a día.

 

4. Estresor :⚠️ Pérdida de energía causada por los que te rodean ✅ Solución: Evita las personas tóxicas:

Cuando utilizo la definición “persona tóxica”, no me refiero necesariamente a una mala persona. Las más habituales son las que sin darse cuenta te hacen sentir mal, te bloquean y te quitan la energía con sus palabras y con su actitud.

Son las que se quejan constantemente, las que te hacen chantaje emocional, las que te arrastran, las que te exigen que seas como ellas quieren que seas, etc.

Sentirse más débil y menos motivado es un generador de estrés porque directamente pierdes fuerza e intensidad para hacer frente a tus actividades y tareas diarias.

Por eso, dentro de las posibilidades que tengas y siempre haciendo un buen análisis de renuncias-beneficios (qué ganas y qué pierdes alejándote de esa persona) procura no tener a gente tóxica a tu alrededor.

 

5. Estresor :⚠️ Hacer cosas que no te gustan por obligación ✅ Solución: Piensa en ti mism@:

¿Eres una de esas personas que constantemente se obliga a hacer ciertas cosas porque quiere quedar bien, no quiere decepcionar o, simplemente, porque la sociedad dice que se tienen que hacer?

Cuando se trata de cuestiones poco relevantes, que no aportan nada a tu proyecto de vida, lo único que  estás haciendo es utilizar tiempo y energía en acciones que sólo sirven para calmar el miedo al rechazo.

Esto sucede más de lo que parece. Incluso muchas veces pasa de forma totalmente inconsciente.

En todo caso, es muy importante aprender a darse cuenta de ello y dejar de ocupar tiempo en tareas que nos disgustan sólo por miedo.

2.   Acepta los imprevistos y juega con ellos

Un imprevisto es un cambio que tú no has elegido protagonizar y que, por lo tanto, desafía tu necesidad innata de control.

Y es que para cualquier persona los imprevistos y las sorpresas incómodas son un dolor de cabeza difícil de asimilar. Son situaciones que no gustan a nadie y que suelen generar mucha inseguridad

Pero claro, querer que la vida no tenga imprevistos es como intentar que un león sea vegetariano…

A menudo olvidamos cuáles son las reglas del juego que pactamos con la vida desde que nacemos.

Porque no olvides que tú puedes escribir una gran parte del argumento de tu película, pero los giros de guion que no puedes controlar están ahí, no se pueden hacer desaparecer.

Por eso, como siempre, la cuestión no es que estén o no estén, sino qué vas a hacer tú para gestionarlos.

¿Vas a intentar vaciar el mar con una cuchara o vas a admitir lo que sucede a tu alrededor para, entonces, ocuparte de ello?

La clave de todo esto está en tu forma de relacionarte con el imprevisto.

Como te decía, no deja de ser un giro inesperado en el guion de tu vida. Es esa parte de tu historia que tú no has escrito y que se va a materializar aunque tú no quieras.

A partir de ahí, tu mejor opción es aceptar estos cambios como algo normal e incluso positivo.

Porque en realidad de todo imprevisto podemos salir reforzados, ya sea grande o pequeño.

Cuando un cliente anula el pedido en el último momento, puedes aprender a gestionar tu enfado y frustración para convertirte en un emprendedor mucho más seguro.

Cuando surge un imprevisto económico, puedes desarrollar  tu capacidad de resolver problemas financieros.

Y además puedes tomar medidas preventivas para evitar que estos imprevistos te generen demasiado estrés y disminuyan tu productividad.

Por ejemplo:

1.     Fija un espacio para ellos en tu planificación:

Fíjate en la cantidad de tiempo que dedicas a los imprevistos en tu día a día y haz una media.

Hay personas que, por su trabajo o por su entorno, tienen que lidiar con más situaciones inesperadas que otras, que lo pueden prever todo un poco más.

Si es tu caso, procura dejar una franja libre para imprevistos en tu plan del día.

2.     Juega con ellos:

Tómatelos como un reto más que como un problema y juega con ellos. Cuando suceda alguna sorpresa indeseada saca todos tus recursos para ganar la partida. Es como un videojuego.

En mi adolescencia, a principios de los 90, me volví un fan absoluto de las aventuras gráficas, un tipo de juego de ordenador que consistía en ir pasando escenas dónde tenías que resolver enigmas.

Y cuanto más lo pienso, más cuenta me doy que eran una fantástica analogía de cómo funciona la vida real.

Jugar con los imprevistos te ayuda a quitarte el estrés y la ansiedad de encima. Además activan tu espíritu competitivo y tu motivación por pasar de pantalla.

Lo mejor que puedes hacer es verlos como una aventura gráfica.

3.     Anticípate y sé proactivo:

Acostúmbrate a tener planes A, B, C, D…

Siempre que te sea posible, ante un imprevisto incómodo busca inmediatamente qué recursos tienes disponibles para solucionar la situación y pon en marcha tu plan.

No te quedes a la espera de que otros lo solucionen o de que desaparezca por sí sólo. Eso no hará más que acrecentar el contratiempo.

 

3.   Utiliza un tablero Kanban para tus proyectos

Uno de los puntos clave que te permitirá ser más productiv@ es utilizar herramientas que te permitan planificar y organizar tus tareas y objetivos de forma efectiva.

Existe desde hace décadas un sistema muy útil para controlar la evolución de un proyecto. Se llama Kanban y debo decir que soy un auténtico fan. ?

Para mí es la mejor forma de visualizar de forma rápida y sintética el flujo de cualquier proyecto. Además es muy versátil, ya que tanto puede servirte para plasmar la evolución de tareas concretas como de tus metas y objetivos.

Consiste en lo siguiente:

1. Utilizas cuatro listas o columnas (pueden ser tres o cinco, pero recomiendo empezar con cuatro) a las que llamarás “idea”, “pendiente”, “en marcha” y “terminado” (en inglés, idea – to do – doing – done).
2. Dentro de cada lista colocarás tarjetas, que representan cada una de las tareas o metas que quieres alcanzar.
3. Las listas te indican los cuatro estados fundamentales que viven dichas tareas o metas dentro del plan, desde que se decide qué es lo que hay que llevar a cabo hasta que queda terminado.

Es decir, una tarea empieza situada en la lista “idea” para luego pasar a la columna de “pendiente”. En cuanto se empieza a ejecutar la colocarás en la lista “en marcha” y finalmente, cuando se haya completado, la podrás poner en la última columna, “hecho”.

De esta forma tienes un esquema visual del estado de tu proyecto en un momento determinado, con todas las ventajas que eso supone.

Con un solo vistazo puedes entender si la cosa va por buen camino o no, si estás siguiendo los deadlines previstos y si necesitas modificar alguna cosa.

Todo esto genera seguridad y conexión con lo que estás haciendo. Además, te permite ser más eficiente.

La gran pregunta es: ¿a un emprendedor le vale realmente la pena utilizar este sistema?

Según cual sea tu negocio y tu proyecto de vida en general puede que lo utilices más o menos. Pero, en todo caso, seguro que le puedes sacar partido.

Y no sólo para cuestiones profesionales, sino para controlar el proceso de todos tus objetivos y propósitos a nivel personal.

Si además trabajas en grupo, este sistema aún tendrá más ventajas para ti.

Aunque el sistema se ha utilizado mucho en su versión “analógica” (con una pizarra blanca y post-its), hoy en día hay magníficas apps con las que podrás hacer auténticas maravillas.

Yo utilizo Trello, y es muy recomendable. Puedes instalarlo en tu PC como una app (ya sea en Mac o en Windows 10), y lo mismo en tu Smartphone o tablet Android o Apple. De esta forma puedes controlar el proyecto desde todos tus dispositivos.

Con la versión gratuita ya puedes hacer un montón de cosas, más que suficiente para un solo usuario. Si te decantas por una opción de pago podrás, por ejemplo, utilizar más de un power-up simultáneamente (plug ins)  o ampliar notablemente las funcionalidades de equipo y las automatizaciones.

Otra opción es Kanban Flow, que también funciona muy bien, aunque carece de app para Windows 10.

Y una tercera posibilidad que quiero darte es Monday, una plataforma súper completa aunque también más compleja (con una curva de aprendizaje mayor) y que sólo ofrece una free trial version. Es decir, sólo puedes probarlo gratis durante catorce días.

Aquí tienes una comparativa de las tres opciones.

 

4.   Ajusta la importancia que das a las cosas

La cultura y el lenguaje es aquello que, en principio, nos permite a todos interpretar ciertas situaciones de una forma parecida.

Si alguien pega a otro o nos insultamos, sabemos que está mal.

Si perdemos a un ser querido, expresamos tristeza.

Si nos toca la lotería, rebosamos alegría.

Pero al final la percepción es algo cargado de subjetividad y, por mucho que sigamos unas pautas que la cultura y la sociedad nos marca, nuestro desarrollo como individuos va moldeando una forma muy particular de ver las cosas.

Al final, cada persona lee le mundo de una forma distinta y eso incluye el valor y la importancia que le damos a lo que vivimos.

Ser productivo significa que lo que hacemos nos permite construir nuestros propósitos, haciendo un uso útil y provechoso de nuestra energía y de nuestro tiempo.

Pero resulta que cuando tu escala de valoración de las cosas está desequilibrada, vas a tener muchas más dificultades para conseguirlo.

Imagínate que puedes calificar lo que vives en tu día a día con una escala del uno al diez. El uno puede ser, por ejemplo, “muy bueno”, y el diez “terrible”.

Por el medio puedes usar las etiquetas “muy malo”, “malo”, “normal”, “bueno”, “bastante bueno”, etc.

Pues bien, esta valoración se basa en tu sistema de creencias, que a la vez se construye a partir de tus experiencias y aprendizajes.Si una cosa te resulta muy desagradable o peligrosa es porque has creado un programa en tu mente que siempre te lleva hacia esa percepción.

Por lo tanto, tenderás a calificarlo como de muy malo para arriba.

Pero resulta que el cerebro humano es muy receloso. Siempre da prioridad a nuestra seguridad y supervivencia. ¡Y eso está muy bien! Pero el problema viene cuando se vuelve excesivamente protector.

Es ahí cuando empiezan los sesgos. Y resulta que distorsionamos la realidad hasta el punto de acumular cada vez más cosas en el lado de lo malo, llevándolo todo al extremo.

Es decir, que demasiadas cosas son terribles.

Pero ¿qué pasa si, desde un punto de vista más racional, esas cosas no son realmente tan terribles? ¿Y si realmente no estamos poniendo la nota correcta y lo estamos metiendo todo en el mismo saco?

Porque no es lo mismo hacer un pequeño fallo con un cliente que perder una facturación de 100.000 € por un fallo garrafal.

No es lo mismo coger una gripe una semana que tener un accidente con el coche.

Y no es que las cosas graves no puedan serlo de verdad. Es que las que no son realmente tan graves las calificamos igualmente como muy malas o terribles.

Homogeneizamos lo malo, perdemos la escala de grises y todo se coloca en el extremo.

Eso nos convierte en maestros de la queja y del agotamiento mental y emocional.

Supongo que te imaginas que, si acabas de esta guisa, te será realmente complicado ser más productivo, ¿verdad?

 

5.   Cumple con las tres D’s (Dormir, Dieta y Deporte)

Este es probablemente uno de esos consejos que ya estás hart@ de escuchar.  ?

“Intenta dormir bien, comer bien y hacer un poco de ejercicio…”

Todo el mundo lo dice, te autoconvences para hacerlo,  pero a la hora de la verdad resulta imposible cumplir con todo.

¿Y sabes por qué?

Pues porque una cosa es la teoría y otra la práctica. Una cosa es tener la idea en tu cabeza y la otra es saber implementar estos nuevos hábitos de la forma correcta.

Porque no olvides que tus hábitos diarios son como programas informáticos, una serie de órdenes escritas y grabadas en tu cerebro que reproduces a diario.

Por eso no es tan sencillo simplemente decir “ahora voy a comer mejor”.

Para poder reescribir el programa y crear un nuevo hábito necesitas autocontrol y fuerza de voluntad, pero sobre todo hacerlo poco a poco, paso a paso.

No puedes pretender cambiarlo todo de golpe.

Esta lección la interioricé de verdad con mi hija de tres años. Si quiero que aprenda algo, no puedo pretender que lo haga de golpe. Querer hacerlo demasiado rápido lo único que acentúa es la frustración por no conseguirlo.

Los objetivos siempre deben dividirse en pequeñas metas. A veces diminutas.

Lo divertido es que muchas veces es ella misma quien lo regula. Si se da cuenta de que no puede avanzar más, simplemente lo deja y cambia de tema. Con naturalidad.

Los adultos debemos hacer lo mismo.

A la hora de construir nuevos hábitos de sueño, alimentación y ejercicio es fundamental dividir el objetivo en pequeñísimas metas e ir subiendo los escalones pasito a pasito.

Si pasas de comer rápido y mal a querer llevar una dieta perfecta en pocos días, el resultado es muy posible que sea negativo.

Una vez entendido esto, toca plantearse por qué tener mejores hábitos de sueño, alimentación y ejercicio físico nos ayuda a aumentar nuestra productividad.

La respuesta es más simple de lo que parece.

Para ser más productivo no sólo necesitamos hacer un buen uso de nuestra energía, también necesitamos tener la energía suficiente.

Todo depende del proyecto de vida que quieras construir, claro. Pero ya sabemos lo que significa emprender y la cantidad de combustible que requiere.

Si comes productos de muy baja calidad o de forma muy desequilibrada, tu cuerpo metabolizará eso (desequilibrio y mala calidad) e irás más cansad@ todo el día.

Si no haces un poco de ejercicio estarás en peor forma, y eso puede llevarte a molestias físicas y a un malestar general que influirá en tu rendimiento.

El tiempo que duermes es tiempo para reparar y recargar. Tu organismo lo necesita sí o sí. Todo lo que influya negativamente en ese tiempo de reparación y recarga te perjudicará claramente durante la vigilia.

Así que por mucho que te parezca un consejo manido, en realidad es algo fundamental, y en todo caso el problema puede estar en llevarlo a la práctica.

Porque es evidente que todos necesitamos recargar las pilas cada día.

Sólo añadir una idea más: La productividad inteligente debe ser sinónimo de coherencia, serenidad, foco y satisfacción. No te centres en hacer más. Céntrate en hacer mejor.

Para ello, revisa tu mentalidad y tu actitud. Sé honesto contigo mism@ y transfórmalas si es necesario.

Como decía Confucio: “Aquel que mueve montañas, comienza cargando pequeñas piedras”.