Cuando nuestra profesión requiere de mucho trabajo en equipo o en grandes organizaciones y además contando con equipos de trabajo deslocalizados, es imprescindible disponer de buenas herramientas de trabajo.

A su vez, éstas deben ser sencillas, potentes, ágiles, etc., para ayudarnos a gestionar el correcto flujo, orden y carga de los proyectos de manera fácil y sencilla.

Además, también para evitar pérdidas innecesarias de tiempo con emails, documentos o reuniones que nos agotan y frustran.

Estamos en el siglo XXI hay que olvidarse de cadenas interminables de emails donde se pierden el hilo, Excels sin actualizar que sólo llevan a dolores de cabeza, escritorios de ordenador repletos de post-its que se van despegando…

Por ello comparto este listado de herramientas, divididas según su utilidad, en las que algunas, tras mi experiencia, me ayudan habitualmente en mi trabajo en equipo diario y con los diversos equipos en otras delegaciones.

 

Comencemos:

 

5 herramientas para realizar envío de archivos masivos


Las más conocidas sin duda son Dropbox o WeTransfer, pero la opción gratuita a veces a mí se me queda corta.

Aquí os recomiendo excelentes herramientas de trabajo gratuitas, quizás unas más conocidas  que otras, pero con más capacidad de carga suficiente

WeTransfer (gratuita 2Gb)

DropSend (8GB)

 Myairbridge (20GB)

► FileMail (30GB)

►  Mega (50GB).

 

7 herramientas colaborativas para hacer videoconferencias


Skype: sin duda una de las mas conocidas y utilizadas. Es una herramienta de trabajo universal y su versión gratuita permite tanto llamadas grupales via internet, como videollamadas también grupales, envío de archivos y soportan casi todos los dispositivos y sistemas operativos

Hangout, Con este servicio de Google podrás realizar llamadas, videoconferencias y chat. Es un servicio gratuito y sólo tienes que tener una cuenta de Gmail

Sin duda Skype y Hangouts son las más conocidas, pero a continuación añado otras también muy interesantes como:

Slack.com , para mí la más potente y novedosa , que ofrece: chats organizados temáticamente para agilizar asuntos del equipo de trabajo.

Puedes crear chats privados dentro del grupo, mandar mensajes directos y permite la integración de herramientas de terceros (ej: Drive, Dropbox, Mailchimp…).

► Joinme

► Clickmeting

► Gotomeeting

Appear.in es sencilla y muy fácil de manejar, hasta 4 participantes gratis. No necesita inicio de sesión para invitados y solo necesitas crear “una sala”, crear un link donde puedes personalizar la URL y compartirla con los invitados. Otra ventaja es que no necesitas descargarte programas.

3 herramientas de gestión de grupo


A menudo para los comienzos del trabajo en equipo necesitamos lanzar ideas y reunirlas en un mismo lugar para facilitarnos elaborar esquemas y avanzar en los proyectos. Para ello, os recomiendo las siguientes herramientas de trabajo:

Mindmeister con MindMeister puedes crear, compartir y presentar mapas mentales dentro de tu navegador web. La versión free te permite hasta 3 mapas mentales,apoyo de la comunidad y colaboración en tiempo real, que te servirá para valorar la aplicación y comenzar. Puedes asignar tareas a los colaboradores, establecer prioridades, añadir fechas límite e indicar el progreso

IdeaFlip Con esta herramienta puedes reunir, desarrollar y comunicar ideas al equipo. Tiene un diseño muy gráfico y fácil de utilizar: puedes subir imágenes, importar PDF’s, e incluso crear plantillas para ser utilizadas por el equipo.

ideaflip

Symbaloo. es un tablero virtual en el que podemos compartir y administrar nuestros marcadores favoritos y recursos web.

 

6 herramientas de trabajo colaborativo online para la gestión y flujo de proyectos


Google Drive

Aparte del almacenamiento de documentos en la nube, lo mejor es su integración con otras herramientas de la Suite de Google, como Docs, Calendar y Gmail.

  Trello

Una genial herramienta para hacer más llevadero el trabajo en equipo o de manera individual y hasta para tus propias tareas personales, ya que dispone de un panel donde organizas las cards (como post its virtuales).

Éstas te facilitan la visión de cómo va el proyecto actualizándose en tiempo real y todo de manera muy visual.

Es una aplicación online básica para la gestión de proyectos.

Su funcionamiento se basa en drag & drop lo que te permite crear fácilmente una tarea, añadir una descripción, darle una prioridad gracias a las etiquetas. La estructura de cada panel es totalmente personalizable.

► RedBooth , antiguo TeamBox, utiliza chats y videoconferencias entre los miembros del equipo para mejorar la comunicación, se integra con DropBox y

 Asana

Dispone tanto versión web cómo móvil, está especialmente diseñada para mejorar la forma en que los equipos se comunican y colaboran entre sí y permite la creación de listas de tareas y calendarios que se comparten en tiempo real.

Acepta hasta 15 miembros.

► Quip es una plataforma de colaboración de contenido con mensajería incorporada

 Wrike es un gestor de proyectos muy completo y entre sus funcionalidades incluye cronograma, plantillas de informes, workflows o campos personalidades para un trabajo en equipo eficiente.

 

3 herramientas para trabajar en la nube y compartir información


► Dropbox : es una herramienta muy popular para almacenar, compartir y acceder de forma segura a tus archivos con una capacidad de hasta 2Gb en su versión gratuíta. Existen otros planes de pago para unas necesidades mayores y entre sus ventajas, Sincroniza archivos entre dispositivos y puedes tener Carpetas compartidas mediante enlaces y con distintos tipos de permisos.

► Sin duda G Suite de Google: la madre de las herramientas de trabajo en equipo.

Ojo, no es gratis (salvo si eres una institución educativa o ONG) aunque puedes usarla gratis durante 14 días y tras ello tienes paquetes de contratación desde 4€/mes por usuario.

Esta cuenta con varias herramientas integradas con funciones similares a las aplicaciones ofimáticas que todos conocemos, incluye Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides…

►  Sharepoint, que también de pago, es la competencia de Google desarollada por Microsoft, pero aquí mi opinión personal: mucho menos atractiva y funcional.

Sea cual sea la que selecciones, son de gran utilidad y fiabilidad y permite al equipo de trabajo acceder a la información necesaria desde cualquier lugar y en cualquier momento que se precise.

Además un factor de valor es que se adaptan a cualquier tipo de plataforma que utilice cada uno ya sea Windows, Mac o Linux.

 

Conclusiones


En este recopilatorio, he mencionado algunas de las herramientas que nos pueden facilitar mucho la vida con nuestros equipos de trabajo. Algunas de ellas son gratuitas y otras de pago.

A su vez, unas son más completas que otras. Como seguro que me he dejado alguna y esta lista es abierta y continuamente salen nuevas plataformas y soluciones…

¿Qué herramientas para trabajar en equipo utilizas tú en tu día a día?

Comparte con nosotros tus técnicas para hacer más eficiente el trabajo en equipo.

 

 

Imagen de portada (People working) de ShutterStock.

Macarena Campos

Profesional del marketing y comunicación con una visión 360º de las funciones y roles que se ejecutan en diferentes posiciones de un departamento de Marketing. Actualmente trabajo como Marketing Manager en una compañía del sector salud y anteriormente he estado en sector Tecnológico. Mi experiencia y formación especializada en Digital Business me permite ayudar a las organizaciones en su transformación digital. Os invito a conocer mi blog www.macarenadigital.com

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