Guía para hacer una reunion de trabajo eficaz [+Plantillas]

Las reuniones de trabajo son imprescindibles en todas las empresas. No se pueden sustituir por ninguna otra herramienta de gestión empresarial. Son clave cuando se trabaja en equipo, porque con una reunión de trabajo bien gestionada se consiguen objetivos que no serían alcanzables por otro medio. ¿Por qué? Porque nada puede sustituir al “cara a cara”.

¿Cómo son las reuniones de trabajo en tu empresa? ¿Son aburridas? ¿Hay demasiadas? ¿Te parecen útiles o una pérdida de tiempo?

En este post encontrarás consejos útiles tanto si sueles organizar tú las reuniones como si simplemente eres asistente. Veremos algunas recomendaciones para antes, durante y después de la reunión de trabajo y las mejores estrategias para la tuya sea un éxito total. Además, podrás descargar plantillas para organizar reuniones de trabajo de forma más eficaz.

¿Qué es una reunión de trabajo?

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Una reunión de trabajo es un encuentro entre dos o más personas para comentar, decidir o discutir sobre algún tema relacionado con la empresa.

La reunion de trabajo se celebra cuando hay que tratar un tema cara a cara entre varias personas, y no se puede solucionar por teléfono o email. En persona es mucho más fácil intercambiar información y alcanzar acuerdos, tomar decisiones o solucionar conflictos.

Tipos de reuniones de trabajo

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Existen muchos tipos de reuniones. Quizá la clasificación más útil sea según el objetivo que se pretende alcanzar con la reunión. Se suelen celebrar reuniones de trabajo para:

?️ Transmitir información

? Hacer seguimiento (de objetivos, de implantación de procesos…)

?Negociar

?Tomar decisiones

⚖️Resolver problemas o conflictos

?Celebrar éxitos

También se puede distinguir entre reuniones de trabajo presenciales o virtuales. Con el auge de internet, cada vez son más frecuentes las reuniones virtuales, es decir, las realizadas a través de alguna plataforma online, que permiten a los asistentes conectarse utilizando la cámara y el micrófono de su dispositivo.

Las reuniones virtuales son la solución para muchas empresas donde se practica el tele-trabajo, algo cada vez más frecuente. Son la única forma de que los miembros del equipo «se pongan cara» y compartan espacio sin necesidad de desplazamientos.

La frecuencia con la que se celebran las reuniones depende de la psicología de la empresa, y también del tipo de reunión de que se trate. En algunas empresas se celebran varias reuniones al día, mientras que en otras se hace solamente una al mes, o incluso con menor frecuencia.

Beneficios de las reuniones de trabajo

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• Favorecen el diálogo, la negociación y la consecución de acuerdos,
• Mejoran el ambiente de la empresa y las relaciones entre los miembros del equipo,
• Permiten conocer diferentes puntos de vista sobre un asunto e intercambiar información,
• Ayudan a organizar el trabajo,
• Mejoran el compromiso y la implicación de los integrantes del equipo.

 

Consejos para organizar una reunion de trabajo efectiva

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¿Te ocupas de organizar reuniones en tu empresa? Si es así, debes tomar medidas para conseguir que la reunión sea útil.

Se espera de ti que transmitas la información en tiempo y forma: tendrás que preparar el orden del día antes de la reunión y el acta después.

También tendrás que estar preparado para romper el hielo entre los asistentes, y tomar notas, o asegurarte de que alguien lo hace, para poder hacer el seguimiento.

Veamos cuales son las claves de una reunión de trabajo dependiendo del momento:

1-.Consejos para antes de la reunión:

? La planificación previa es la clave del éxito de una reunión de trabajo. Redacta cuidadosamente el orden del día, asegurándote de subrayar todos los puntos clave a tratar. Más adelante veremos los puntos principales de la orden del día y una plantilla para descargar.

 

?¿Necesitas que otros participantes aporten información? Dales tiempo para ello. Es aconsejable que hables con ellos y obtengas de todos los implicados el compromiso de tener su parte de la información preparada. Para esto te aconsejo utilizar el teléfono siempre que sea posible. ¡Es más rápido y más cercano que el email!

 

?Invita a todas y cada una de las personas importantes para la reunión… ¡y a nadie más! No convoques a nadie que no sea imprescindible. Piensa en la efectividad de la reunión. Que estén todos los que son, y sean todos los que están 🙂 Hazlo por una vía que permita confirmar fácilmente. Por ejemplo, gratis y fantástica: Google Calendar.

 

?Programa el “timing” de la reunión: establece un tiempo aproximado de duración para cada uno de los puntos de la orden del día. Procura ser realista pero no excesivamente generoso: cuanto más breve sea, mejor. Todos valoramos mucho nuestro tiempo.

Los dos últimos puntos están relacionados, ya que ambos inciden poderosamente en su efectividad.

Piensa en lo que cobra por hora cada uno de los asistentes. Aunque no lo sepas, un cálculo aproximado te permitirá hacerte una idea del coste de la reunión. Y eso sin tener en cuenta que mientras se está reunido, se deja de producir, al menos directamente. Si invitas a alguien prescindible o si es más larga de lo necesario, su coste se multiplica.

El rompehielos:

Si los asistentes no se conocen entre sí, tendrás que romper el hielo. ¿Te ha tocado este papel?

Te conviene revisar los perfiles de los asistentes, especialmente si no los conoces. Trata de buscar puntos en común entre ellos, de hacerte una idea de los temas que les pueden interesar, etc.

El rompehielos actuará normalmente antes de empezar la reunión de trabajo:  La idea es mejorar el ambiente y que los participantes se sientan más cómodos. La forma de hacerlo depende de muchas cosas: del número de asistentes, de tu grado de “confianza” con ellos, del tiempo disponible…

? Mira estos trucos para romper el hielo en las reuniones de trabajo. Seguro que encuentras alguno que te inspira:

✅ No hay mejor rompehielos que un refrigerio. Siempre que sea posible, haz que el encuentro previo a la reunión se lleve a cabo en torno a una mesa con café y algo de comer. ¡Eso pone a la gente de buen humor!

✅ Busca dos o tres asistentes que tengan algo en común, preséntalos e inicia una conversación con ese tema. Continúa formando pequeños grupos, ¡suele funcionar! Si no encuentras o no conoces puntos en común entre los asistentes, simplemente preséntalos y haz una pregunta atractiva, que les apetezca mucho contestar. Por ejemplo, ¿Cuál es el viaje más interesante que has hecho hasta ahora? O bien, ¿cuál dirías que es tu punto fuerte?

✅ Otra táctica menos convencional es proponerles que busquen ellos entre los asistentes a otra persona con quien tengan algo en común. Por ejemplo, la marca de coche, la serie o la canción favorita, la mascota… Esto dinamizará el grupo.

✅ Propón el siguiente juego. Coge un papel y córtalo en tres. Prepara tantos papeles como grupos de tres participantes puedas hacer, según el número de asistentes a tu reunión. Pídeles que dibujen una persona: a uno que dibuje la cabeza, a otro el tronco y a otro las piernas, pero sin ver lo que están dibujando los demás. Juntar las partes y ver el resultado suele dar lugar a risas y comentarios.

✅ Propón a los participantes que escriban una descripción breve de sí mismos en un papel. Después junta todos los papeles en una bolsa o un recipiente cualquiera. El juego consiste en leer cada descripción en voz alta y que los demás participantes adivinen a quien corresponde.

 

2-. Consejos para aplicar durante la reunión de trabajo:

En toda reunión de trabajo tiene que haber un líder, quien juega un papel clave. El líder es responsable de guiar al equipo para conseguir el objetivo dentro del tiempo establecido. Debe mantener una actitud positiva e integradora, tratando de generar confianza y promover la participación de todos.

El líder de la reunión:

Este papel te exigirá hacer gala de tus mejores capacidades de expresión, síntesis y observación. El autocontrol y la paciencia también te serán de gran ayuda.

Tienes que conocer, al menos mínimamente, tanto a los integrantes de la reunión, como los detalles principales relacionados con esta: puntos de conflicto del tema a tratar, antecedentes y otras cuestiones. Así que deberás documentarte siempre que sea necesario.

Aquí tienes algunas recomendaciones:

• Ocúpate de que la reunión empiece y termine a la hora prevista. Si alguno de los asistentes no llega, espera 5 minutos de cortesía, no más (a menos que sea el decisor principal…). En general, lo mejor es seguir con el programa previsto, para que el retraso de una sola persona no “rompa” el calendario de todos. Algunos organizadores de reuniones de trabajo ofrecen incentivos a la puntualidad: un bombón, un caramelo… ¡Pruébalo si sueles tener problemas con este punto!

• Introduce brevemente el tema para centrar el asunto a tratar, y concreta el objetivo de la reunión.

• Procura que se respete el tiempo asignado a cada uno de los puntos de la orden del día. Si ves que los asistentes divagan, haz un breve resumen de lo expuesto hasta ese momento y recuerda el objetivo de la reunión.

• Busca la participación de todos los asistentes, evitando que ninguno de ellos monopolice la conversación. Si el tema es conflictivo, posiblemente tengas que establecer que se pida la palabra hablando la mano, para evitar que se superpongan las intervenciones.

• Si surgen nuevos temas, lo mejor es planificar su discusión para otro momento. Es posible que esto no sea siempre lo más adecuado. A veces es imperativo abandonar la orden del día porque es necesario solucionar el tema que ha surgido para poder seguir adelante. En este caso tendrás que comentarlo con los demás participantes, y decidir si procede alargar la reunión o modificar la orden del día y planificar el resto de cuestiones para otro momento.

• Enumera las alternativas o puntos de vista expresados por cada uno de los miembros del equipo, aunque no estés de acuerdo con ellos. Intenta observar las reacciones de los demás participantes para tratar de conducirlos a alcanzar decisiones o establecer el plan de acción.

• Asegúrate de anotar todos los puntos importantes que se han discutido: los acuerdos alcanzados, la asignación de tareas, y los detalles de plazos y seguimiento Es necesario tomar notas “de buena calidad” para poder redactar bien el acta tras la reunión.

 

3-.Consejos para después de una reunión de trabajo:

Una vez terminada la reunión, también hay aspectos que debes de tener en cuenta:

✅ Envía el acta de la reunión a todas las personas que hayan participado. A no ser, claro, que la política de tu empresa establezca lo contrario. Puedes aprovechar para dar las gracias por la asistencia en la misma comunicación.

✅ ¿Qué tal si pides feed-back? En función del tiempo de que dispongas puedes enviar un breve cuestionario a los participantes o animarlos a que te den su opinión para mejorar.

✅ Haz seguimiento de las acciones que se hayan establecido. ¿Quiénes son los responsables de las acciones pendientes? ¿Hay un plazo límite? Un buen seguimiento evitará que los acuerdos alcanzados en la reunión queden “en agua de borrajas”. Piensa que, aunque hayas cumplido con todas las recomendaciones de efectividad, si al final no se ejecutan las medidas acordadas, no servirá de nada haberla celebrado.

 

¿Eres participante en las reuniones de tu empresa?

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Quizá nunca te haya tocado organizar una reunión de trabajo, pero seguro que has asistido a infinidad de ellas.

Seguramente, muchas te habrán parecido inútiles, prescindibles o demasiado largas. Como participante juegas también un papel importante, ya que puedes contribuir a crear un mejor ambiente y a que sea más útil siguiendo estos consejos:

ANTES de la reunión:

• Involúcrate: tomate un momento para revisar la orden del día antes de asistir y piensa en lo que puedes aportar.
• Si te compete aportar algún informe o documento, asegúrate de prepararlo a tiempo, y de estar listo para discutirlo en profundidad cuando llegue el momento
• Organízate para reservar el tiempo necesario para la reunión, y anota la fecha y hora en tu agenda para no despistarte.

DURANTE la reunión:

➡️ Sé puntual, ¡comprométete! llegar a la hora estipulada es una forma de mostrar profesionalidad.

➡️ Si sucede un desastre y llegas tarde, procura entrar haciendo el mínimo ruido posible y sin interrumpir al que habla. Dirígete hacia un sitio libre, siéntate lo antes posible y espera otro momento más adecuado para saludar y/o disculparte.

➡️ Asegúrate de desconectar el móvil y cerrar tu portátil. La única forma de sacar partido de la reunión es prestándole toda tu atención. Si necesitas el ordenador para mostrar algún contenido, desactiva las notificaciones para asegurarte de que no te distraigan.

➡️ ¡Participa! Lo de “participante” en una reunión se llama así por algo 😉 Pregunta y responde siempre que lo veas conveniente, y pide turno para hablar cuando puedas aportar algo al tema.

➡️ Y, por favor, observa las normas básicas de educación y cortesía: siéntate erguido, mantén contacto visual con tus interlocutores y evita cuchicheos. ¡Causa una buena impresión!

DESPUÉS de la reunión:

• Da las gracias al organizador por haber contado contigo.
• Y, simplemente, haz tu parte: ¿te ha tocado responsabilizarte de alguna acción? Asegúrate de cumplir los plazos para realizarla y de informar a quién proceda cuando lo tengas listo.

 

¿Cómo se prepara la orden del día de una reunión de trabajo?

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Es imprescindible preparar la orden del día y enviarla a todos los asistentes con alguna antelación.

Si organizas reuniones con frecuencia, puedes preparar una plantilla. Así solo tendrás que modificar los datos que proceda cada vez que quieras organizar una.

No existe un modelo de orden del día universal.

? A continuación, verás los datos que puede incluir un orden del día. Elige los que sean adecuados para ti y crea una plantilla para ahorrar tiempo.

• Lugar y fecha de la reunión
• Hora de inicio y de fin
• Lista de participantes convocados. Puede incluir solamente el nombre si es una reunión interna. Si participan personas de otras empresas, es aconsejable incluir también el cargo que desempeñan y la empresa.
• Puntos a tratar: enuméralos, añadiendo una breve descripción y la duración prevista para cada punto.
• Anexos / Información adicional: Información o documentos que deban conocer previamente los asistentes.

 

>> ¡Descarga aquí tu plantilla de Orden del día! <<

 

Plantilla para Actas de reuniones

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¿Te ha tocado registrar el acta de una reunión de trabajo? ¡No te estreses! Vamos a comprender bien qué es el acta, cuál es su objetivo y algunas recomendaciones para preparar correctamente un acta.

El acta de reunión es el registro escrito de lo que ha ocurrido. Sirve para recordar a posteriori qué se dijo. Puede ser útil a quién no haya podido asistir y también puede servir como evidencia para aclarar malentendidos o conflictos que puedan surgir tras esta charla.

Preparar una plantilla te ayudará en esta labor, ya que simplemente tendrás que ir rellenándola con tus notas. Parte de la información ya está incluida en la orden del día: asegúrate de tener a mano una copia y acude a la convocatoria con la plantilla del Acta de la reunión lo más completa posible.

Estos son los puntos que podrías incluir:

• Fecha de la reunión de trabajo. Si es periódica, añade la fecha de siguiente cita, en caso de que ya esté calendarizada.
• Asistentes y personas convocadas que no han asistido
• Por cada punto de la orden del día: Breve detalle de las opciones propuestas o decisiones alcanzadas, indicando al lado el nombre del responsable de tomar las acciones y el plazo establecido para ello. Se puede añadir una columna de «Observaciones» para más información. Por ejemplo, a quién hay que informar cuando se complete la acción, a quién se ha asignado el seguimiento, en qué plazo…
• Temas que estaban en la orden del día que han quedado sin tratar. Se indicará igualmente fecha y hora de la reunión donde vayan a tratarse
• Temas que no estaban en la orden del día pero que han surgido.
• Información adicional que no tenga cabida en ninguno de los apartados anteriores.

 

>> ¡Descarga aquí tu modelo de acta de reunion de trabajo! <<

 

Conclusión:

Como ves, está en tu mano conseguir que tu reunión sea un éxito.  Una buena planificación, establecer objetivos para cada una y conseguir que se cumplan, respetar el horario establecido e informar adecuadamente tras ella son las claves.

Si sigues estas recomendaciones, harás que todos los asistentes a tu reunión de trabajo se lleven un buen recuerdo de la tuya.

 

 

 

Fuentes:

‘https://bizfluent.com/about-5389481-definition-business-meeting.html’

‘https://www.projectmanager.com/blog/20-icebreakers-make-next-meeting-fun’

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